日本でも義務化されるHACCPは、衛生管理計画の策定や各工程の監視記録の維持管理を求めています。自社で製造している食品の詳細な説明を作って客観的に把握できるようにしなければいけません。商品の種類が多ければそれだけ書類の数も増えてしまいます。監視対象の多い工程ではその分だけ記録が作成されることになります。

HACCPの原則では記録であとから確認できることが重要とされていて、省略することができません。そのため書類の作り方を工夫することで枚数を減らすことが重要です。1回で1枚作るのではなく週単位や月単位で記録できるような様式にすれば、数を減らすことが可能です。製造する頻度が少なければ、期間ではなく回数を多く記載できるようにすることで、長い間利用できます。

注意点としては記入した日付を年月日でしっかり書くことです。HACCPをこれから導入する場合は、電子的な記録を検討すると良いでしょう。クラウド上で一括管理ができることや様式の改訂が一括で瞬時に行うことができるので、古いものを使われてしまう心配がありません。入力はタブレットを利用することで現場ですぐに行うことが可能です。

電子データを利用するときは入力しやすいことも重要ですが、改ざんされないことも重要です。市販の表計算ではあとから書き換えられるリスクがあるので、誤ってデータが変わってしまったり、消えてしまうような恐れがあります。専用アプリを利用すればセキュリティも安心です。